医療法人社団 博山会様

動画マニュアルで新人スタッフを育成。教育に力を入れていることが伝わり採用数が増加、同時に離職率も減少

導入企業概要

博山会様は、都内に4つの歯科医院を開設なさっている医療法人社団です。 現在soeasy buddyを活用し、院内のマニュアルや新人スタッフの育成などを実施されています。今回は、soeasy buddy導入を決定いただいた沼澤秀之院長に、導入の背景、活用方法、効果についてお聞きしました。 また沼澤秀之院長は、スタッフが辞めずにやりがいをもって長く勤められる歯科医院を作ることに尽力されており、その視点からノウハウを執筆・出版されています（2019年12月取材）。

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導入前の状況

• 新人教育に大きな労力をかけるものの、それでも早期の離職が発生
• 新しい取り組み・システムを取り入れる中、マニュアルの更新が追いつかず

導入後の効果

• 育成の労力が減ると同時に教わる側の負担も軽減し、結果離職率が低減
• 動画での教育に力を入れていることが求職者へのアピールになり採用数が増加
• 分かりやすい動画マニュアルを簡単に作成し、新しいシステムの導入がスムーズに

インタビュームービー（ダイジェスト）

抱えていた課題と導入の背景

医療法人社団 博山会 沼澤デンタルクリニック院長 沼澤 秀之先生

歯科医として新しい取組み・システムを取り入れていく中、マニュアルの整備が追いつかない

うちは歯科医院ですが、沢山ミーティングを重ねながら新しいことに取り組んできました。しかし、新しいものを取り入れると、システムがどんどん変わっていってしまいます。

紙のマニュアル作成は生産性が悪い。これからは動画の時代だと考えていた

紙のマニュアルを作ろうとしていましたが、それすら出来ていませんでした。「今まではこれだったけど、こう変えた」というのを、文章に不慣れなスタッフが何時間もかけて修正するのは生産性が悪く、他に手段がないかと考えていました。これからの時代は動画だろうと考えていて、YouTubeにアップしてまとめるのが良いか、あるいはそれをまとめるためのアプリ・サービスがあると助かるなとずっと思っていました。そういった折に、ちょうどsoeasy buddy（ソーイージーバディ）の話をお伺いし「これだ！」と思いました。

百聞は一見にしかず。動作のあるものは動画マニュアルが圧倒的に分かりやすい

もちろん紙が向いているものもあります。例えば一覧で見たいものなどは動画よりも紙が合っています。一方、動きのある診療の中で、紙でも口頭でも表現するのが難しいことはかなりあり、そういったものは動画で見ると圧倒的に分かりやすいです。

何故soeasy buddyを選んだのか

soeasy buddyの決め手はシンプルさ。自学自習にトレーニング、素早い連絡にニュースを使う

soeasy buddyの決め手は、シンプルだということ。ニュースとトレーニングで構成されていて、スタッフが何かを学びたい時はトレーニングを自分で見に行き、みんなに周知したい時はニュースを使ってスピーディーに周知できます。

一般的なチャットツールとは違い、オフィシャルな空気を出せるため、プライベートとの明確な線引きが可能に

これまでチャットツールを使っていましたが、いわゆるSNSよりもオフィシャルな空気を出せるので、会社として・院として使う上でプライベートとの境を引くという意味でも良いと思っています。

動画マニュアルを活用して教育に力を入れていることが、求職者に伝わり採用数が増加

教育に力を入れていることは求職者からすると大事なことで、「動画マニュアルあり」と求人に載せたり、実際に面接・見学に来ていただいた時に伝えたりすると「それはいいですね」との反応があります。 特に歯科助手は未経験の方が多く来ますし、専門知識が必要なのではないかという不安をお持ちの場合が多いので、マニュアルを見やすい動画で用意していると伝えると採用につながる経験を多くしています。

教える側は時間的負担軽減に、教わる側はストレスなく学ぶ事ができ、離職率も低減

入社した方は、初期に膨大な情報を覚えながら実働しなければいけないため、相当ストレスがかかり、早期に辞めてしまうことがあります。 一方、教える側も、座学・講義のように完全に仕事の手を止めて説明する体制はなかなか取れないため、実際の仕事をしながら伝えていく形になり、それを朝から晩までつきっきりで何週間と続けるので、大きな労力がかかります。 特に最初の1ヶ月は負担が大きく離職率も高いのですが、そのタイミングでsoeasy buddyがあることによって「これを見ておいて」「見ながらやってくれれば大丈夫」と伝えれば、教える側は負担が減り、教わる側も息抜きになるのでゆっくり理解できます。OJTだと先輩が忙しい中で聞き直すのもハードルが高く、聞くと「教えたでしょ」と言われることもありますが、soeasy buddyであれば、自習しながら見直せるというのも大きいです。 結果あんまり追い詰めずに良い立ち上がりをすることができ、離職率が減っています。

既存のスタッフ向けにも、システム導入の効率が上がるという成果を実現

今や歯科医院は暖房いらないくらい電子機器が動いていますが、新しいシステムやソフトが入ると、既存のスタッフでもなかなか理解が追いつきません。 特にコンピューターに弱い人はデジタル化についていけない、という問題も起こっていました。例えば20人を集めて「ここをクリックして、ここをクリックして」と説明しても遠くて見えず、「どこをクリックしたんですか？」と質問される。そういったやり取りは効率的ではありません。 そこで、クリックする場所と順番を動画で押さえておき、個人の端末で見てもらっています。その方が分かりやすく、デジタル化に伴ってコンピューターが得意でない人たちが各種システムを使いこなせるようになるためのツールとしても一役買っています。

soeasy buddyの活用方法

症例検討会の動画を蓄積し、後から入ってくるスタッフが学習可能に

動画でのマニュアル作成の他に行っているのは、従来からの症例検討会の記録の蓄積です。症例検討会とは、2〜3名のドクターが症例の発表や調査をしてディスカッションをするという取組みです。 これまでは、同じような内容を発表しても分からず繰り返されてしまう傾向にあり、外部の先生を招待してもその記録がシェアできる状態で蓄積できていませんでした。後から入ってきた人も聞ける状態を作りたいと考えていましたが、それが今やっと可能になりました。 現在では「いつ、どういった内容の講義を、どの先生が、どう喋った」というのを、一コマ20分くらいの動画でアップしています。月に一度やってきた取組みで、追加の作業としては動画をアップロードすることだけですが、積み重なればかなりの情報量になると思っています。

ニュースは院内の連絡に利用。必要に応じて職種ごとに伝え分け

ニュースは、月一のシフト連絡やプロセス・システムの変更、新入スタッフ入社の連絡などに使っています。歯科医師、歯科衛生士、歯科助手、受付といった職種ごとにシェアしたいことを分けて伝えています。例えば歯科衛生士には必要な準備やするべき工夫など、ドクターには勉強会の内容や薬の適切な使い方などです。この機能を活用することで各々に情報が行きすぎないよう部門で分けることができ、便利に感じています。

院の理念浸透にもトレーニングを活用

院の理念を浸透させるのに、理念の成り立ちや思いを話したものを必ず見てもらうことも組織づくりのために必要だと思っており、その点でも便利だと考えています。

soeasy buddyの良さ

新しいことにチャレンジしている院・先生や、拡大中の院にsoeasy buddyはフィットする

常に新しいことにチャレンジされている院や先生は、どんどん新しいシステムや材料を取り入れていると思います。そういったものは、紙のマニュアルという古い方法で積み重ねていくよりも、分かりやすい動画で伝えていく方が理解が浸透します。また、院規模が中規模・大規模と大きくなる中で、人の採用も増えていくはずです。人手不足の時代なので、新しく入ってくるスタッフが勤めやすい院にしておくことで、スタッフの確保も順調にいきますし、仕事の理解・成長が速く、即戦力になってくれると思います。